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Témoignage : Nous avons dématérialisé nos documents

Témoignage : Nous avons dématérialisé nos documents

Pour se démarquer de ses concurrents dans le domaine de l’expertise comptable et commissariat au compte, Axens a cherché -depuis sa création- à faire de l’informatique son principal outil de travail.

En optant pour la voie numérique pour l’envoi de leurs documents, cette solution a permis à Axens d’accélérer la transmission de documents confidentiels.

axens

Une solution qui parallèlement a fait naître deux problèmes de taille. En effet pour chaque envoi effectué électroniquement, le cabinet effectue une copie imprimée sur papier qui au cours de l’année vient à prendre une proportion importante pour laquelle, les systèmes de classeurs ne sont plus adaptés. Autre problématique également, la gestion de chaque classeur lorsqu’un document est réclamé par un client. Pas facile de s’y retrouver lorsque plus d’un million de copies ont été faites.

Pour venir à bout en même temps de ses deux problèmes, Axens a opté pour la mise en place d’une solution GED en partenariat avec Novaxel. Une solution GED facile d’utilisation qui leur permet désormais  de récupérer et d’archiver automatiquement chaque document de tous leurs outils métiers. Une mise en place qui a coûté 100 000€ au cabinet et qui en 18 mois lui a permis de faire une économie de 5 000€ sur les impressions. Un retour sur investissement  qui se fait en douceur certes, mais qui lui fait gagner en productivité réduisant notamment les temps de recherches de documents.

classeurs

Côté projet, dès janvier 2014, Axens commercialisera des coffres forts numériques à sa clientèle qui pourra ainsi se connecter directement à leur compte en toute liberté. Une offre qui a pu voir le jour grâce à une passerelle web reliée à leurs outils internes.

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